Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами в 1С предприятие - Ультрабизнес

Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе сотрудников организации на следующих счетах учета:

• 3721-Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте
• 3722-Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте

Затраты подотчетного лица регистрируются в программе 1С 8 документом «Авансовый отчет». Оплата задолженности или аванса перед подотчетником регистрируется документами «Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер».

На схеме показаны элементы прикладного решения, поддерживающие операции с подотчетным лицом.

В программе 1С 8 предусмотрен следующий порядок отражения операций с подотчетными лицами:

• Выдача аванса документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции "Выдача денежных средств подотчетнику" или документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции "Перечисление денежных средств подотчетнику".
  
  
    Например, подотчетнику был выдан безналичный аванс в размере 150 грн на покупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Аванс был зачислен на зарплатную карточку работника организации. В документе «Платежное поручение исходящее» необходимо указать получателя денежных средств из справочника контрагенты и подотчетное лицо из справочника физические лица. Обязательным реквизитом также является валюта, в которой выдан аванс. В данном примере валюта выданного аванса - гривна.
  
  
  
• Оформление документа «Авансовый отчет». Сумма потраченных средств может быть равной или превышать сумму полученного ранее аванса. При отражении документа «Авансовый отчет» в программе 1С 8 на закладке «Авансы» необходимо указать документ, по которому был выдан аванс. Это может быть «Расходно-кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее», заполнить документ аванса возможно автоматически нажав кнопку заполнить или вручную выбрав документ. Нажав кнопку «Цены и валюта» появится  возможность указать валюту Авансового отчета, по умолчанию это валюта бухгалтерского учета. Колонки «Сумма документа», «Выдано» и «Израсходовано» заполнятся автоматически. Если сумма аванса больше чем потрачено по авансовому отчету, то необходимо вручную исправить сумму в колонке «Израсходовано», иначе документ не проведется.
  
  
  
• Возврат ранее неиспользованных авансов отражается документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В документе необходимо указать Операцию документа, подотчетное лицо, сумму, а также документ, по которому выдавалась сумма аванса.
  
  
  
• Обратный порядок оформления отражения операций с подотчетными лицами, то есть сначала оформляется «Авансовый отчет», потом выдаются денежные средства. Если денежные средства выдаются позже, то в расчетном документе обязательно необходимо указывать документ согласно которого выдаются деньги
  
  
  

Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на:

• Закупку товаров и тары (закладки "Товары" и "Тара")
• Оплату поставщикам (закладка "Оплата")
• Прочие (дополнительные) расходы (закладка "Прочее").

Данные о расходе денежных средств заполняются в документе "Авансовый отчет" на соответствующих закладках табличной части.

Информация о закупленных подотчетным лицом товарах и других товарно-материальных ценностей фиксируется в табличной части товары.

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются в табличной части «Оплата». При проведении такой операции возникает задолженность поставщика перед предприятием.

Важно! Если документ проводится в бухгалтерском и налоговом учете, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом и валюта взаиморасчетов с контрагентом, определенная в договоре с ним, должны совпадать между собой и с валютой бухгалтерского учета.

На закладке «Прочие» отражаются командировочные затраты и другие затраты. В программе 1С 8 автоматизировано отслеживание нормы расходов на командировку (суточные) в соответствии с НКУ. Для корректного отнесения суточных на расходы, учитываемые при определении  налогооблагаемой прибыли, в приделах установленных граничных норм следует включить флаг «Это суточные» в строке табличной части «Прочие» Кроме того, нужно указать период и количество суток командировки. При этом автоматически рассчитывается сумма суточных только в приделах норм в поле «Сумма суточных н/у». Суммы граничных норм устанавливаются в регистре сведений «Параметры налогового учета».

Для отражения загранкомандировки следует включить флаг «Это суточные» в строке табличной части «Прочие» также, нужно указать период и количество суток командировки и установить признак зарубежной командировки. В настройке цены и валюта указать валюту в которой выдавалась сумма командировочных. Сумма суточных рассчитается автоматически в приделах норм в поле  «Сумма суточных н/у»

Купить программу 1С можно здесь www.softmaster.com.ua 

Посмотреть, а также ознакомится с нашими самостоятельными курсами по 1С, можно по ссылкам:

Самоучитель 1С "Продажи"

Самоучитель 1С "Зарплата"

Самоучитель 1С "Бухгалтерский учет"

Курсы обучения 1с в Киеве