• Первые шаги к управленческому учету в 1С предприятие - Ультрабизнес

    10 апреля 2012

    Очень часто задается вопрос: «Мы купили программу 1С предприятие с чего начать постановку управленческого учета?

    И вообще, нужны ли доработки в программе, или можно обойтись и без них?

    В общем случае, при правильном подходе к управленческому учету (он же коммерческий учет, он же внутренний учет) в программе без доработок обойтись не удастся.

    Давайте рассмотрим по шагам и примерным стоимостям того, что необходимо доработать возьмем по минимуму для того чтобы начать работать правильно:

    Шаг 1

    Этот шаг необходимо сделать в первую очередь, еще до момента запуска системы в работу «Делегирования и настройка прав доступа для сотрудников в программе». При распределении прав сотрудникам стоит группировать права по отдельным группам, например: Менеджеры, Коммерсанты, Бухгалтера, Мастера.

     Причем исходить следует от того что лучше первоначально прав дать меньше, потом наращивать, я ни в коем случае не рекомендую делать наоборот, давать сначала все права потом уменьшать.

    Причем настоятельно рекомендуется при обсуждении доработок с разработчиками, требовать создание уникальных новых прав в программе, которые будут заточены именно под ваших сотрудников, а не использовать набор стандартных прав которые существуют в программе, это гарантирует то что доступ будет именно на то что нужно и не будет на то что не нужно :).

    1

    Примерно так должна выглядеть постановка задачи по правам разработчикам 1С:
     
    Разработка уникальных прав для сотрудников.

    Шаг 2

    Запретить проводить деньги в минус по банку и кассе, вплоть до того, что закрыть доступ проводить деньги в минус даже пользователям с полными правами.

    Программа, как ни странно, в начальной поставке, нам это не запрещает делать.

    Шаг 3

    Запретить проводить товары в минус по всем складам, для всех пользователей.

    С правил, конечно же, есть исключения, например при начале работы после установке программы, когда все остатки товаров еще не перенесены, а работать нужно начинать, товар отгружать, временно можно дать списывать в минус.

    Но сразу же после переноса остатков нужно восстановить хронологию  поступлений и списаний.

    В начальной поставке  программа при списании товара не текущим моментом времени дает возможность списывать в минус, что очень плохо для управленческого учета.

    Также рекомендуется провести инвентаризации на всех складах, если возможности останавливать рабочий процесс для пересчетов товара нет, необходимо делать циклическую инвентаризацию, то есть без остановки процесса отгрузок.

    Шаг 4

    Настройка управленческой структуры предприятия, создание соответствующих структурных единиц, подразделений.

    Они же во внутренней структуре предприятия выступают направлениями бизнеса, например направления «Продажа окон», «Продажа дверей» в них в свою очередь входят структурные подразделений отдельных юр. лиц или же отдельные юр лица.

    Правильное задание структуры предприятия дает возможность анализировать рентабельность его соответствующих направлений.

    Этот шаг выполняется без разработчиков в справочнике «Подразделения» (Меню Справочники/Предприятия/Подразделения).

    Также на этом шаге рекомендуется доработать обязательное указание структурных подразделений во всех товарно денежных документах.

    Шаг 5

    Настройка учетной политики по управленческому учету, выполняется без разработчиков.

    Меню Сервис/Настройка учета/Учетная политика управленческий учет.

    Здесь настраивается стратегия списания партий в управленческом учете по хронологии: ФИФО, Средняя, ЛИФО.

    Также настоятельно рекомендуется установить флаг «Списывать партии при проведении» и «Вести партионный учет по складам» в случае если у нас есть реальные склады и нужно оценивать себестоимость товаров на отдельном складе.

    2

    Шаг 6

    Создание внутренних статей затрат и статей доходов, выполняется без разработчиков.

    Меню Справочники/Предприятия/Статьи затрат, Меню Операции/Справочники/Статьи доходов.

    Причем подойти к этому шагу следует очень серьезно вплоть до определения таких статей на уровне внутреннего приказа. При создании статьей следует по максимуму укрупнять показатели, для возможности последующего анализа и получения релевантной информации.

    Шаг 7

    Доработка обязательного указания статьей затрат и доходов в соответствующих товарно-денежных документах, а также создания отдельной таблицы-регистра «Доходы и отчета о финансовых результатах».

    В программе существует огромная проблема, если затраты хоть как-то отслеживаются при проведении соответствующих документов, то понятия доходы в программе напрочь отсутствует.

    Например, документ «Оприходование товаров» при обнаружении излишков при инвентаризации абсолютно не делает никакой проводки по управленческому учету по доходам.

    Документ «Приходный кассовый ордер», совсем не делает проводки по доходам по управленческому учету.

    Документ «Списание товаров» при возникновении недостачи при инвентаризации не сделает проводку в таблицу затрат.

    То есть затраты и доходы по товарам и деньгам возникают но никоим образом не учитываются в управленческом учете в программе.

    Отчет о финансовых результатах должен выглядеть примерно так:

    3

    Шаг 8

    Настройка блокирования отгрузок при просрочке клиентом дней или суммы задолженности, а также настройка напоминания ответственным лицам за определенный интервал времени о суммах и днях оплат и просрочек дней.

    Например, количество допустимых дней задолженности с договорными клиентами 14 дней, допустимая сумма на которую можем отгрузить товар клиенту 3000 грн. Если клиент просрочит сумму или количество дней задолженности программа блокирует последующие отгрузки клиентам.

    При входе в программу будет показано напоминание о проблемных клиентах для тех пользователей, которым оно должно выводится (имеет смысл сделать такую настройку очень гибкой).

    Также желательно сделать отчет в котором можно просмотреть таких клиентов с учетом их дней просрочки и суммы задолженности, а также товара, который ему отгружался.

    Шаг 9

    Доработки печатания договоров с программы, печать коммерческих предложений с программы, обязательная проверка заполнености контактной информации в карточках клиентов при их создании.

    Весь функционал по документообороту по максимуму должен быть отражен в программе в любой момент времени должна быть возможность просмотра соответствующих печатных форм.  Причем самые основные печатные формы имеет смысл при формировании сразу же формировать програмно с 1С в Microsoft Word.

    Шаг 10

    Разработка возможности построения  отчета «Управленческий баланс» и собственно разработка самого отчета.

    Отчет в любой момент времени дает знать о состоянии наших активов и пассивов и позволяет ответить на вопросы инвесторов, где их деньги :).

    В программе такого отчета вообще нет, а также нет и самого механизма его построения,  при разработке следует:

    Определится с планом счетов управленческий, добавить его в программу.

    Также следует учитывать тот факт, что в управленческом учете, так же как и в бухгалтерском работает принцип двойной записи.

    То есть в каждом документе, который влияет на изменения актива и пассива баланса должны быть прописаны соответствующие проводки, согласно управленческого плана счетов.

    План счетов управленческий должен выглядеть примерно так:

    4
     
    Сам отчет «Управленческий баланс» примерно так:

    5

    Купить программу 1С можно здесь www.softmaster.com.ua 

    Посмотреть, а также ознакомится с нашими самостоятельными курсами по 1С, можно по ссылкам:

    Самоучитель 1С "Продажи"

    Самоучитель 1С "Зарплата"

    Самоучитель 1С "Бухгалтерский учет"

    Курсы обучения 1с в Киеве

    SoftMaster

    Голосов: 0
Cloudim - онлайн консультант для сайта бесплатно.